E-mail etiquette | Do’s en don’ts voor zakelijke mail

Categories Carrière
Zakelijke mail

E-mail etiquette zou echt een verplicht vak moeten worden op school. Een formele mail opstellen vond ik altijd een big deal en vaak drukte ik met een bonkend hart op verzenden. Nu ik in mijn eerste jaar werken met heel wat bloggers heb gewerkt, kan ik wel stellen dat dat niet bij iedereen het geval is.

Ik ben geen expert, ik maak ook fouten en ben ook een broekie in het werkveld, maar ik kan wel een aantal tips geven voor zakelijke mail. Dit wil je opdrachtgever/(potentiële) werkgever juist wel of niet horen!

Start met de juiste aanhef

Laten we maar bij het begin beginnen: de aanhef. Een simpele ‘hallo’, ‘hi’ of ‘ beste’ lijken mij best beleefd om mee te starten in een zakelijke mail conversatie. Klinkt wellicht logisch, maar lang niet iedereen gebruikt dit. Ik heb al enkele malen voorbij zien komen dat de mail terug uit 1 zin bestaat. In een conversatie die zich binnen een aantal minuten heen en weer mailen ontstaat kan ik het begrijpen, maar als antwoord op jouw eerste mail? No, ‘hi’ does the trick. We zitten niet op Whats’app, jongons.

Gebruik de juiste naam

De meest simpele punten OOIT om te scoren? Correcte aanhef plus spelling van naam gebruiken! Lezen blijft lastig (blijkt) en natuurlijk sluipt een foutje er wel eens in. We zijn immers allemaal mensen, maar een verkeerd naamgebruik zet je zo drie punten achter. Tenzij je solliciteert bij Starbucks natuurlijk. Als blogger zie je bijvoorbeeld al genoeg ‘standaard’ mails tegenkomen en dan is een juiste (blog) naam nog iets waaruit blijkt dat er oprecht moeite in is gestopt. Zelfde geld voor opdrachtgevers of werkgevers die mailen met sollicitanten en een verkeerd gespelde naam tegemoet zien.

Blijf beleefd

Blijf altijd beleefd in zakelijke mails. Of je nou met een potentiële werkgever, opdrachtgever of klant mailt. Je mag je mening (netjes) geven en best op je strepen staan als dat gegrond is, maar uiteindelijk willen in 9 van de 10 gevallen jullie iets van elkaar en dat bereik je nou eenmaal sneller met beleefde communicatie dan met een flinke attitude.

Gebruik de juiste afsluiting

Pak in de afsluiting de kans om iets af te ronden of te vertellen wat jij wilt bereiken met het mailtje. Wil je nog ergens antwoord op of juist een bevestiging? Een ‘ik hoor nog even graag van je’ of ‘kun jij mij dit nog even bevestigen?’ kunnen aan beide kanten een hoop miscommunicatie voorkomen en bepaalde behoeftes vervullen.

Neem de tijd om te lezen

In een tijd waarin alles snel gaat, mag je echt de tijd nemen om je mail weg te werken. Natuurlijk is het niet altijd het leukste klusje, maar als je met een opdracht/sollicitatie bezig ben MAG je er echt de tijd voor nemen. Het kan alleen maar in je voordeel werken als je nog een typefout eruit haalt, een bijlage wel meestuurt of ziet dat je Jorinde met een E spelt en niet met een A (*wink*, nee, maar serieus).

Ik ben benieuwd! Wat is jouw grootste ergernis in mailconversaties? Of waar hecht jij juist veel waarde aan?

24/7 online: ✎ Bloglovin – InstagramFacebookTwitter

1 thought on “E-mail etiquette | Do’s en don’ts voor zakelijke mail

  1. Spijker op zijn kop, deze blog! Vooral de laatste kan ik nog wel wat van leren. ‘Even snel’ werkt inderdaad vaak averechts, maar is zo lekker makkelijk.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *